A. Analisis Pekerjaan
Pekerjaan dianalisis sebagai kegiatan rutin pada manajemen strategis. Kemudian diperbarui dengan pengertian mengenai pengukuran kinerja, biaya dan standardisasi, peningkatan produktivitas prosedur teknik industri lainnya.
1. Pengertian Analisis Pekerjaan (Job Analysis)
Beberapa terminologi tentang analisis pekerjaan, antara lain yaitu:
• Analisis pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan dan proses menentukan persyaratan yang harus disiapkannya, termasuk didalamnya sistematika rekrutmen, evaluasi atau pengendalian, dan organisasi atau perusahaannya. Dengan kata lain analisis pekerjaan adalah mempelajari mencari, dan mmenentukan gambaran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukan tugas-tugas, kewajiban dan wujud tanggung jawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan karyawan.
• Analisis pekerjaan juga dapat diartikan sebagai proses pengumpulan dari pemeriksaan atas aktvitas-aktivitas kerja pokkok di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta sifat-sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitasnya.
• Analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawab secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan.
• Analisis pekerjaan adalah pengumpulan, penilaian, dan penyusunan informasi secara sistematis mengenai tugas-tugas dalam perusahaan .
• Analisis pekerjaan adalah suatu usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan teresbut.
• Analisis pekerjaan adala studi sistematis suatu pekerjaan dari organisasi untuk memperoleh informasi guna menentukan faktor yang dapat dikompensasikan dari suatu pekerjaan.
• Analisis pekerjaan menyediakan informasi bagi informasi yang telah mereka dapatkan dari deskripsi tugas dan melakukan penilaian pekerjaan, proses menentukan tingkat kesulitan suatu pekerjaan untuk kompensasi dimaksud.
• Analisis pekerjaan aalah suatu proses sistematis untuk mengumpulkan informasi atas aspek penting yang berkaitan dengan suatu pekerjaan.
Dengan demikian, pada intinya analisis pekerjaan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan, keahlian dan pengalaman dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Jadi, hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang menguntungkan bagi perusahaan, seperti seringnya mengganti atau menempatkan orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi atau perusahaan.
2. Tujuan Analisis Pekerjaan
Menciptakan SDM yang handal dalam menghadapai tantangan teknologi modern, merasakan kenyamanan dalam bekerja, bermartabat dan berkeadilan di dalam suatu perusahaan ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan. Pertama, penggunaan teknologi canggih sekalipun, analisis pekerjaan harus berpikir panjang untuk memenuhi tuntutan suatu pekerjaan, seperti keterampilan dan pelatihan. Kedua, kenyamanan dan suasana kerja akan menciptakan hasil kerja yang maksimal dengan menjunjung tinggi harkat dan martabatnya sebagai manusia.
Untuk menghadapi tantangan tersebut analisis pekerjaan SDM harus dilaksanakan secara profesional, karena akan menentukan kualifikasi yang secara langsung dan berpengaruh terhadap keberhasilan perusahaan yang ditentukan oleh manajer dalam mewujudkan keberadaannya yang penuh kompetisi di masa depan.
Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh manajemen SDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan pada informasi analisis pekerjaan adalah sebagai berikut:
a. Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu
b. Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang usang
c. Ciptakan peraturan yang dapat menguntungkan semua pihak
d. Rancang kebutuhan SDM masa depan
e. Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia
f. Rancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan yang sudah berpengalaman
g. Rancang rencana pengembangan potensi karyawan
h. Tentukan standar kerja/prestasi realistis
i. Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya
j. Penempatan karyawan harus sesuai dengan keahliannya
k. Berikan kompensasi secara wajar
3. Langkah-Langkah dalam Analisis Pekerjaan
Langkah 1, menyediakan suatu pandangan yang luas bagaimana masing-masing pekerjaan, berkait dengan perusahaan secara keseluruhan. Struktur organisasi dan tabel proses digunakan untuk melengkapi langkah 1.
Langkah 2, untuk mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan informasi rancang pekerjaan akan digunakan. Pada umumnya langkah ini memerlukan waktu dan biaya yang mahal untuk meneliti tiap-tiap pekerjaan, sehingga suatu contoh yang mewakili pekerjaan perlu untuk terpilih. Sejalan dengan hal tersebut, pada langkah 3 dipilih pekerjaan untuk dianalisis.
Langkah 3, melibatkan penggunaan dari teknik analisis pekerjaan yang bisa diterima. Teknik analisis digunakan untuk mengumpulkan data atas karakteristik pekerjaan, perilaku yang diperlukan, dan karakteristik suatu karyawan yang harus melaksanakan pekerjaan tersebut:
Langkah 4, mengumpulkan informasi yang digunakan
Langkah 5, untuk mengembangkan suatu deskripsi tugas
Langkah 6, mempersiapkan suatu spesifikasi pekerjaan
4. Teknik Analisis Pekerjaan
Ada beberapa metode pengumpulan data, seperti tanya jawab, pengisian daftar pertanyaan serta catatan kerja harian. Untuk itu analis perlu memilih metode yang dianggap terbaik atau kombinasi optimal dari metode yang ada.
a. Pengamatan
Merupakan cara untuk mengamati perilaku karyawan yang dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung kepada individu maupun kelompok. Ada 3 hal yang harus diperhatikan agar hasil pengamatan akurat dan valid, yaitu:
- Diperlukan metode sedemikian rupa sehingga hasilnya tidak bias dan tidak subjektif
- Tidak menilai karyawan saja, tetapi seharusnya lebih memfokuskan pada penilaian perilaku persyaratan pekerjaan yang sudah ditetapkan
- Hasil pengamatan akan relatif lebih cermat dan objektif, manakala objek telaahnya pada jenis pekerjaan yang tangible daripada yang intangible.
Kelemahan teknik ini:
- Informasi yang dikumpulkan tidak terlalu akurat karena ketika dianalisis pekerjaannya para karyawan berusaha bekerja lebih keras, lebih baik, dan lebih produktif karena mereka sadar bahwa cara kerja mereka sedang diamati
- Diperlukan biaya yang banyak
- Proses pelaksanaannya memerlukan waktu lama
b. Wawancara
Melalui wawancara dengan pemegang pekerjaan dan jabatan, baik secara individu maupun kelompok, akan diperoleh informasi tentang hubungan antara persyaratan kerja dan kinerja atau perilaku yang bersangkutan. Walaupun banyak memerlukan waktu dan biaya, hasil teknik ini cukup akurat.
c. Pandangan pejabat, atasan langsung atau karyawan senior
Kelemahan pendekatan ini adalah:
- Kemungkinan ada pertanyaan yang tidak dijawab
- Jawaban sulit dipertanggungjawabkan
- Adanya karyawan yang tidak mengembalikan kuesioner
- Terkadang terpaksa dilakukan penelitian ulang karena adanya indikator yag tidak diwakili
Keuntungan penggunaan teknik ini adalah:
- Biaya relatif murah
- Jumlah responden tidak terbatas
- Menghemat waktu
d. Catatan harian pekerjaan karyawan
Teknik ini dapat memberikan informasi yang akurat dan tepat. Kelemahan teknik ini, karyawan enggan mengisi buku catatan harian masing-masing karena adanya anggapan menambah beban serta adanya kesan terlampau ketatnya pengawasan dan tidak dipercaya
e. Teknik kombinasi
Teknik dari gabungan berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggunaan teknik dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas informasi, serta mengurangi beban biaya
5. Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengolahinformasi mengenai pekerjaan.
Manfaat deskripsi pekerjaan untuk menentukan:
- Ringkasan pekerjaan dan tugas-tugas (Job Summary and Dutiesi)
- Situasi dan kondisi kerja (Working conditions)
- Persetujuan (Approvals)
Tidak ada bentuk standar untuk suatu deskripsi pekerjaan, kebanyakan uraian mengemukakan tentang pentingnya informasi: nama pekerjaan, ringkasan, peralatan, lingkungan, dan aktivitas.
Spesifikasi pekerjaan (job spesifications) adalah karakteristik atau syarat-syarat kerja yang harus dipenuhi sehingga dapat melaksanakan suatu pekerjaan/jabatan.
Untuk menentukan jenis keerampilan, tingkat pengetahuan atau kemampuan yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan tertentu harus dilaksanankan secara sistematis. Panduan yang dapat digunakan dalam memasukkan karakteristik-karakteristik yang harus dimasukkan pada suatu spesifikasi pekerjaan:
a. Semua tugas pekerjaan harus dikenali dan dinilai dalam kaitannya dengan arti penting teknik analisis pekerjaan
b. Suatu panel tenaga ahli, karyawan, atau para penyelia perlu menetapkan tingkat keterampilan yang diperlukan untuk melakukan masing-masing tugas pekerjaan
c. Tingkat keterampilan masing-masing harus dinilai
d. Karakteristik lain yang penting untuk melakukan pekerjaan itu harus dikenali, meliputi kondisi fifik yang digunakan dan sertifikasi profesional
e. Jenis keterampilan yang telah dikenali perlu untuk secara rinci dikaitkan dengan masing-masing tugas pekerjaan
6. Metode Baru Analisis Pekerjaan
a. Pendekatan Peristiwa Genting
Peristiwa genting merupakan metode baru dalam pendekatan analisis pekerjaan, dimana defenisi ini harus betul jika performan pekerjaan sukses dan menceritakan umpan balik yang objektif sebagai standar untuk suksesnya suatu pekerjaan.
b. Skala Penilaian Tingkah Laku
Skala penilaian tingkah laku sangat penting karena improvisasinya lebih baik dari teknik tradisional sebagai traitmen individu. Di mana sisa kumulatif dari pembelajaran yang baru lebih baik dari sisa imrovisasi relatif ke alternatif dari hukum dan ekonomi.
Poin dalam skala penilaian didefinisikan dalam riwayat pekerjaan dan masa tingkah laku. Dasar dari teknik skala penilaian tingkah laku ini dijadikan sebagai orientasi tingkah laku bagi karyawan dalam suatu organisasi.
c. Ukuran dari Kedudukan Pengelolaan (Dimensional of Managerial Positions/DMP)
Dimensional of Managerial Positions/DMP dapat digambarkan sebagai berikut:
1) Organisasional
- Keadaan objektif
- Menetapkan jarak perencanaan
- Ide teknik implementasi, produk dan solusi
- Pekerjaan praktis
2) Administrasi pembuat keputusan
- Mengadakan supervisi
- Administrator
- Promate keselamatan
- Pembuat keputusan
3) Kepemimpinan (leadership)
- Menaikkan relasi organisasi
- Amplikasi supervisi
- Kompetensi kepemimpinan
- Delegasi wewenang
- Keterampilan komunikasi
4) Manajemen sumber daya manusia
- Devisi pekerja potensial
- Supervisi praktis
- Menaikkan badan manajemen relasi
5) Profesional, kualitas individu
- Kualitas dari pekerjaan
- Kuantitas dari pekerjaan
- Reliabilitas
- Inovasi
6) Kumpulan, pelanggan dan lingkungan luar
- Kumpulan relasi organisasi
- Kontak luar dengan konsumen
- Sales
d. Analisis Posisi Daftar Pertanyaan (PAQ Approachi)
Analisis ini dilakukan dengan membuat format daftar pertanyaan dan jawaban dari beberapa orang yang ada dengan mengandalkan yang dibutuhkan oleh dan individu. Teknik dapat dilakukan dengan perkembangan-perkembangan sebagai berikut:
1) Standar analisis pekerjaan
2) Perencanaan karier dan perkembangan individu
e. The Hay System
Metode analisis ini sangat cocok untuk pendekatan dalam pengevaluasi dan konvensasi pekerjaan. Ada tiga aspek penafsiran pekerjaan dalam metode the hay system yaitu:
1) “Bagaimana tahu”
2) Jalan keluar, mengambil dari persentase “Bagaimana-tahu”
3) Akuntabilitas
7. Hubungan Analisis Pekerjaan dengan SDM
Analisis pekerjaan dari suatu perusahaan dalam mewujudkan eksistensinya untuk mencapai tujuan memerlukan sejumlah karyawan yang mampu secara efektif dan efisien melaksanakan seluruh volume kerja.
• Untuk itu diperlukan perencanaan SDM, yang berorientasi pada hasil analisis pekerjaan, sehingga dapat melaksanakan fungsi tugasnya, baik dari segi kualitatif berdasar deskripsi dan spesifikasi pekerjaan
• Syarat individu berupa penyusunan syarat-syarat atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan
• Memilih tugas dan struktur pekerjaan
• Taksiran potensi meliputi kegiatan memmperkirakan kemampuan dan potensi yang dimiliki karyawan terhadap suatu jenis pekerjaan.
• Penilaian tugas merupakan suatu penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap prestasi pekerjaan dari pekerja
B. RANCANG PEKERJAAN
Rancang pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam perusahaan. Dalam rancang pekerjaan ada tiga hal penting untuk diperhatikan:
- rancangan harus menceriminkan pemenuhan tuntutan lingkungan
- mencapai hasil dan kepuasan pekerjaan yang maksimal
- para pelaksana harus mampu berperan sebagai umpan balik
Secara umum rancang pekerjaan yang baik dan tepat akan menghasilkan pada tingkat efisiensi, efektivitas, produktivitas dan kepuasan yang tinggi sebaliknya jika rancang kurang baik akan berakibat fatal.
1. Kerangka Rancang Pekerjaan: Input-Output
Perancangan suatu pekerjaan mencerminkan elemen organisasi, lingkungan, dan tingkah laku. Para ahli perancang pekerjaan mengambil elemen ini sebagai bahan pertimbangan menciptakan pekerjaan yang memuaskan dan produktif. Setiap elemen rancang pekerjaan mempunyai nilai penting yang berbeda-beda tergantung orang yang merancang. Produktivitas karyawan dan kepuasan kerja akan memberikan umpan balik, seberapa baik suatu pekerjaan dirancang. Rancang pekerjaan yang kurang baik akan memberikan produkstivitas rendah, karawan sering berpindah, ketidakhadiran, keluhan, sabotase, perpecahan dan problem lain.
Dengan demikian, elemen yang mempengaruhi dalam rancang pekerjaan (Job Design) adalah unsur organisasi, unsur lingkungan di sekitarnya, dan unsur tingkah laku.
2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Rancang Pekerjaan
Faktor utama yang mempengaruhi dalam merancang suatu pekerjaan yaitu:
• Faktor Organisasional
Pertimbangan organisasional dalam merancang pekerjaan mencakup dalam hal-hal:
o Pemilihan struktur organisasi
o Pola tanggung jawab dan wewenang tugas
o Prasarana kerja dan tradisi perusahaan perlu tidaknya pengembangan dan pelatihan
• Faktor Lingkungan
Menjadi seorang analis rancang bangun pekerjaan harus mampu dan tanggap atas tuntutan kelestarian lingkungan sekitar. Paling tidak, kita harus juga melibatkan dan menciptakan hubungan yang baik dengan daerah sekitar.
• Faktor Keprilakuan
Keleluasaan seseorang dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab pekerjaannya akan berdampak kepada kepuasaan batin pekerja. Sebab, jika kita terus-menerus dikendalikan dan diawasi langsung oleh seorang penyelia atau atasan kita akan mengakibatkan sikap apatis dan prestasi kerja yang rendah.
3. Teknik Rancang Ulang Pekerjaan
Berbagai perubahan sering menuntut rancang ulang berbagai macam pekerjaan dalam organisasi. Rancang ulang pekerjaan berlangsung dimaksudkan agar karyawan tidak mengalami kebosanan, jika pekerjaan berlangsung lama dapat berakibat negatif terhadap kehidupan karyawan seperti apatisme, tidak peduli, motivasi rendah, keluhan, bahkan keinginan berhenti kerja
a. Penyederhanaan pekerjaan
Salah satu penyederhanaan kerja yang dapat ditempuh ialah dengan emmbagi penyelesaian suatu pekerjaan kepada beberapa karyawan. Namun, dalam melakukan penyederhanaan pekerjaan harus dijaga jangan sampai pekerjaan yang harus diselesaikan begitu mudahnya sehingga tidak memberikan tantangan, apalagi kalau sampai pekerjaan tersebut rutin dan berulang-ulang
b. Overspecialisasi
1) Rotasi pekerjaan
Dengan rotasi pekerjaan, karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainyya tanpa berubahnya jenjang kepangkatan atau jabatan yang bersangkutan. Rotasi bermanfaat bagi karyawan karena menghilangkan sifat bosan terhadap pekerjaan yang dilaksanakannya.
2) Perluasan pekerjaan (job enlargement)
Istilah ini mengacu pada beban kerja horizontal dan terjadninya peningkatan jumlah serta keragaman tugas pekerjaan. Tugas yang ditambahkan mirip dengan tugas baru yang ditambahkan pada pelaksanaan pekerjaan.
3) Pengayaan pekerjaan (job enrichment)
Peningkatan pekerjaan adalah upaya membuat pekerjaan menjadi lebih berharga atau memuaskan dengan menambahkan tugas-tugas yang lebih berarti pada sekelompok pekerjaan karyawan. Hal ini meningkatkan tanggung jawab, otonomi, dan kendali. Menambahkan elemen-elemen ini ke pekerjaan kadang-kadang di sebut pemuatan vertikal. Pengayaan pekerjaan (pemuatan vertikal) mencoba untuk lebih menambahkan tanggung jawab dan otoritas. otonomi
4) Regu kerja otonomi
Regu kerja otonomi biasa juga disebut self-directed work team dan leaderless work team adalah kelompok para pekerja dengan tugas dan tanggung jawab mereka sering meliputi tugas para penyelia atau para manajer. Regu kerja pada umumnya melibatkan tiga sampai lima belas anggota yang masing-masing secara ekstesif saling melatih untuk lakukan pekerjaan lainnya.
4. Peran SDM dalan Merancang Pekerjaan
Peranan sumber daya manusia dalam mendesain pekerjaannya adalah hubungan yang sangat dinamis. Jadi masukan-masukan atau pikiran-pikiran yang cerdas, tidak hanya bersumber dari majikan atau perusahaan ke karyawan, tapi juga ada hak-hak mereka untuk berperan aktif dalam merancang pekerjaannya. Tentu kita sebagai manusia, selalu bekerja dan berusaha untuk ke arah yang lebih baik, lebih modern dan lebih bermartabat sesuai dengan hak-hak manusia. Bagaimana kita memperlakukan pekerj tidak hanya sebagai objek tetapi sebagai aset kekayaan dalam berorganisasi dan berusaha.
Rancang pekerjaan merupakan salah satu komponen penting dalam manajemen sumber daya manusia. Oleh karena itu, perlu dilakukan dengan syarat bermodalkan pengetahuan spesifik yang tinggi di kalangan manajer dan karyawan departemen sumber daya manusia.
